De wettelijke bewaartermijn voor de loonadministratie van werknemers die uit dienst zijn, bedraagt 7 jaar.
Deze termijn vloeit voort uit de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
Omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug correcties en navorderingen kan opleggen (en dit bij calamiteiten kan uitlopen), sluit deze fiscale termijn van 7 jaar direct aan op uw mogelijkheid en plicht om loonaangiftes te corrigeren.
Niet alle documenten uit het personeelsdossier vallen onder dezelfde bewaartermijn. Voor de loonadministratie en het corrigeren van loonaangiftes gelden de volgende specifieke termijnen na het einde van het dienstverband:
- Loonstaten en loonstroken: 7 jaar bewaren. Dit zijn de absolute basisgegevens die nodig zijn voor fiscale controles en herberekeningen.
- Historische loonaangiftes: 7 jaar bewaren. Essentieel om eerdere aangiftes in te zien en eventuele correcties (correctieberichten) op te baseren.
- Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigt. Wanneer je deze opgeslagen hebt in SalarFusion bij de werknemergegevens, kun je deze zelf verwijderen met het prullenbakje.
- Loonbelastingverklaringen: 5 jaar bewaren na afloop van het dienstverband. Wanneer je deze opgeslagen hebt in SalarFusion bij de werknemergegevens, kun je deze zelf verwijderen met het prullenbakje.
Verwerking in SalarFusion
Voor werknemers die langer dan 7 jaar uitdienst zijn, kun je de gemaakte berekeningen terugzetten en vervolgens de werknemer verwijderen met het prullenbak icoontje. Er ontstaan dan correcties op de aangiftes (loon en pensioen). Deze zend je niet in. We werken aan een oplossing waarbij het verwijderen van werknemers die de bewaartermijn overschrijden kan, zonder dat er berekeningen teruggezet moeten worden.