Indien u wenst dat bestanden direct beschikbaar zijn voor werknemers, zonder ze door u te laten accorderen en verzenden, dan kan de accountant dit zo instellen.
Anders krijgt u per e-mail bericht wanneer er PDF bestanden klaar staan op SalarOnline om geaccordeerd te worden.
U logt vervolgens in en u komt op de algemene pagina van de werkgever. Onder het blok ‘PDF’ ziet u nu dat er documenten klaar staan voor goedkeuring.
Om de PDF-documenten te keuren, drukt u op de knop ‘Documenten goedkeuren of verzenden’.
U komt terecht op ‘Documenten’ – ‘Goedkeuring’.
Klik op de knop ‘Accorderen’ om de documenten af te keuren of goed te keuren.
Het volgende scherm wordt getoond.
Aan de rechterzijde van het scherm wordt de salarisstrook getoond. U kunt nu aan de linkerzijde aangeven of de strook akkoord of niet akkoord is.
Indien het PDF-document niet akkoord is, moet u voordat u op ‘Niet akkoord’ drukt in het opmerkingenveld, opgeven wat de reden is van de afkeuring. Deze reden wordt later naar de accountant toegezonden.
Zodra het laatste document is gekeurd komt u wederom in het goedkeuringsscherm terecht.
In dit voorbeeld zijn van de drie documenten die klaar stonden voor accordering, twee documenten goedgekeurd en één document afgekeurd.
Als u op ‘Verzenden’ klikt krijgen de goedgekeurde werknemers automatisch een e-mail. Voor die werknemers is de loonstrook dan beschikbaar.
Echter: één document was afgekeurd en de accountant is daar momenteel nog niet van op de hoogte. Dit moet eerst gemeld worden. Om de accountant op de hoogte te stellen klikt u op ‘Melden’.
Nadat dat gebeurd is kunt u de browser afsluiten. U moet namelijk wachten op een e-mail waarin aangegeven wordt dat de PDF document(en) klaar staan. Dan volgt deze procedure opnieuw.
De optie ‘Verwittig’ blijft standaard uitgeschakeld. Indien deze beschikbaar is moet u hier op klikken. Uw accountant heeft dan namelijk aangegeven dat hij ook op de hoogte gehouden wil worden als de documenten wél zijn goedgekeurd.
Opmerkingen
0 opmerkingen