De workflow is beschikbaar vanaf het Professional abonnement.
Workflows inrichten
- Ga naar 'Workflow'
- Kies voor '+ nieuw workflow toevoegen'
- Geef de Workflow een naam waaraan je deze straks kunt herkennen.
- Kies vervolgens de acties die uitgevoerd moeten worden
De volgende acties kunnen op dit moment worden toegevoegd in een workflow:
- Loonaangifte genereren, huidige en voorgaande periode
- Loonaangifte verzenden, huidige en voorgaande periode
- Pensioenaangifte genereren, huidige en voorgaande periode
- Pensioenaangifte verzenden, huidige en voorgaande periode
Er kan slechts één periode worden geselecteerd. Wil je een workflow waarin de huidige periode wordt gegenereerd en de vorige wordt verzonden, dan zul je hier 2 workflows voor moeten aanmaken.
- SEPA bestand Salaris genereren
- SEPA bestand voor de Loonaangifte
Je kunt een SEPA bestand voor de loonaangifte pas genereren wanneer de Loonaangifte retour is gemeld.
- Publiceren Loonstrook
- Publiceren overige rapportages
- Journaalpost exporteren
Deze acties zullen automatisch achter elkaar worden uitgevoerd wanneer de gebruiker ervoor kiest de workflow uit te voeren. Er kunnen meerdere workflows worden aangemaakt.
Het is ook mogelijk om een workflow te maken waarbij je eerst genereert en vervolgens publiceert op het werkgeverportaal en daarna nog een workflow maakt voor het daadwerkelijk inzenden.
Zodra je acties geselecteerd hebt wordt de knop 'Opslaan' beschikbaar. Klik op 'Opslaan' om de workflow op te slaan.
Je ziet de Workflow vervolgens staan in het 'Overzicht Workflows' scherm.
Workflow toevoegen aan werkgever
- Open de werkgever
- Ga naar 'Workflow'
- Klik op '+ Workflow toevoegen'
- Kies een bestaande workflow of kies voor '+ Nieuwe workflow aanmaken' om een workflow voor deze werkgever in te richten
Workflow uitvoeren
Je hebt hier de optie om de workflow te stoppen bij een waarschuwing / fout, activeer hiervoor het schuifje. Wanneer je het schuifje niet activeert, zal de workflow de hele routine doorlopen.
- Open de werkgever
- Ga naar 'Workflow'
- Klik op 'Uitvoeren' bij de workflow die je wilt uitvoeren
Je ziet in dit scherm ook een tabblad 'Historie' hier worden de 5 meest recente uitgevoerde Workflows getoond. Je ziet hier ook de details van eventuele fouten of waarschuwingen terug. Ook is er een mogelijkheid om daar een rapport van te genereren.
Uitvoeren voor meerdere werkgevers
- Ga naar 'Workflow'
- Kies 'Uitvoeren voor meedere werkgevers'
- Selecteer het tijdvak
- Selecteer de periode
- Kies de workflow die je wilt uitvoeren
- Klik vervolgens op 'Doorgaan naar samenvatting'.
Je krijgt vervolgens een samenvatting van de uit te voeren acties en werkgevers te zien.
- Rechtsboven kun je kiezen voor 'Workflow uitvoeren' om de workflow voor de geselecteerde werkgevers te starten.
In het scherm zie je de status per Werkgever wijzigen, naar bv In behandeling. Mocht er een fout optreden dan zie je de details hiervan in het Workflow scherm bij de desbetreffende werkgever.